上一篇講了整理事情的原則做法，這一篇以『專案管理』為例，試著演練如何透過簡單的原則，對繁瑣如牛毛的事務進行管理，有序的推動專案目標達成。
一、專案目標的共識
你是專案pm(主責任人)
1.專案最終產出貨達成的目標，是否已經很明確？
2.其他利害關係人，比如你的直屬主管、專案成員及資源贊助者，是否有都很清楚專案目標？
3.達成專案目標所需投入人力資源、時間及過程中的里程碑，都清楚認同？
取得共識，目標明確是執行工作任務的最基本前提。如果上述兩個問題，你還不是那麼肯定，那麼我建議，務必要反覆溝通到確定，再啟動工作執行。最好是有會議紀錄，利害相關人都同意這個目標。
小提醒：注意你所處的職場文化。同仁沉默不表態，是認同還是不認同？必須主動確認。不然，之後可是會有個大坑等著你。
二、拆解『前置』產出與對應的任務行動
1.所謂前置，就是這件事沒完成，後面的事情就不用做了。這類事項，往往非專業，甚至不起眼。但是沒做好，進度必然被拖延。比如，要進入登入作業環境，完成編碼程式。前置作業，走行政流程申請，取得作業環境的帳號與密碼。
2.對應的任務行動：專案如果是三個月為期限，完成某項功能測試，並上線運作。則『時間』拆解邏輯如下：
(1)專案目標：三個月，比如特定系統功能上線
(2)里程碑：2~3週or一個月不等，比如『開發』階段完成、『測試』階段完成
(3)週內任務:1~數天不等，比如『規格書』產出、程式撰寫完成
(4)每日行動:30ㄋㄟ分鐘、2小時或4小時不等，比如聯繫利害關係人會議時間、某段程式碼覆核
將專案內所有事項行動，排出時間線，讓整體脈絡變得非常清晰。細緻到下一個動作該做什麼，都非常清楚。說得簡單，實際上則非常考驗pm對專案執行行動的『能見度』。
三、任務分工、進度與風險管理
對事情的能見度高，尚不足以順利完成任務，還需要委託對人。
1.團隊分工，如何把事情安排給適合的成員？有的成員擅長文書撰寫，有的精於程式撰寫。安排後，如何權變管理？比如有的成員會主動回報目前進度，有的成員你不追殺他，事情就會被擱置。
2.如何透過數位工具，共同管理進度與問題？除了可以用熟知的email及日曆工具來為自己每天的行程進行事前的規劃與事後的調控，更可用如asana這類的管理工具，讓所有成員將自己負責的任務變成面板上的『牌卡』，透過例會，團隊內部溝通進度與遇到問題。
3.遇到困難，如何找到keyman並用正確的語言溝通？常見跨單位合作，若對方不願配合，該如何處理？先確認有決定權的人，思考對方的立場，設想幾個解決方案，與你的主管及專案成員討論，後續溝通的方式。
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