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作家相片joe chen

沒有專業,一樣快速融入團隊




不管是新入職場的菜鳥,還是剛轉換全新領域的職場老鳥。我們都必須明白,專業只是幫助我們融入團隊的一隻腳,另一隻腳則是對人對事的原則技巧。如果『專業』這隻腳暫時還需要時間沈澱累積,那對人對事的原則技巧則屬於『通用性』。把自己腦中的觀念『調整』一下,立刻就可以讓人覺得『你』不一樣了。

我們就3+1個職場情境來分享


一、面臨任務交辦時


1.確認目標(what): 對齊認知、完成標準

遇到任務交辦,忌諱沒問清楚具體目標、範圍及時間限制,就傻傻一頭投入去做。做出來的東西跟主管、團隊期待不符,浪費時間又被責難,何苦呢?事前多花個五分鐘,討論清楚再執行,不是很好嗎?


2.請教原由(why):免做白工

請教任務的執行背景,除了可以讓你對這件事有更深層的認識,還可能避免『白工』。特別是在大組織內,訊息繁雜,分工精細。一旦確認原因後,很可能會得到另一個答案:「喔,另外一個同仁已經把類似的任務產出完成了,就放在....」


3.構思執行(how):有疑惑、困難就直說、請益

遇到困難,不用硬吞。這是個分工合作的世界,在你眼中困難、疑問,在別人眼裡,一秒可解決。具體跟主管、團隊成員說出,你個人在執行上的難點、欠缺的資源

在這個忙碌的成人世界裡,你不說自己需要,別人也不見得有時間跟心思去幫你多想。

忌諱事情做到後面,執行不下去,大家在檢討時,你才說這裡有問題、那裡有困難。所以,有問題、甚至察覺風險,越早提出來討論,越好。


二、跟主管回報時


1.回報的內容與頻率:雙方頻率最好一致

在接到任務,確認執行的當下,就要跟主管或合作同仁確認,事件執行進度的回報頻率?

是每天報告進度?還是有成果後再報告即可?這跟任務大小、時間迫切與主管領導風格有關。

最好在執行任務前,就跟主管確認清楚,真的不要怕麻煩。每位主管的管理風格、認知都不同。跟當下合作的主管建立好『回饋』默契,他安心,你舒服。


2.討論事情的內容:給主管選擇題,不是申論題

你想從主管那裡得到兩個東西:決定與資源。所以,你要給主管方案選擇,並附上成本、效益與風險。讓他可以快速決定,並挪出資源給你。不會是把問題拋給他,讓他跟你一起討論。主管不一定有時間跟耐心跟你一起討論,即使有,一旦討論被打斷(他要趕去下一個會議或臨時被call),事情是不是又要延宕


三、表達意見時


1.先說結論,再說過程

高節奏、大量資訊讓現在的人沒耐心『慢慢來』。請先直接講結論或結果,再依次說明,為什麼是這樣?過程遇到哪幾個狀況?


2.列點表達

相對講一段故事,來龍去脈,在會議上或辦公室討論中,直接『列點』說明,會讓人更有耐心、專注聽下去:「這件事,目前卡在兩個點。第一....」


3.資料佐證:

你的論述是基於,某個會議紀錄、數據分析、內規...,這會讓你的說明更有力。



四、當同仁互相合作時


1.請益與感謝的口氣

請別人幫忙,用謙卑、感謝的口吻,或許還是有可能得不到幫助。但反過來,如果是用一副理所當然的態度(可能你本人未察覺),必然讓人留下壞印象,甚至是壞口碑。


2.拒絕請求,但我們仍是好同事

「我可以...,但是...那部分就..」 「我很樂意...但是現在...」

不是每個任務或協助,你都能吃下。不行,當然要拒絕。但是,拒絕之前要

(1)表現出其實你是很願意幫忙的態度

(2)只是因為目前限制(手上案件太多、緊急任務),所以無法直接協助。

(3)建議做法或提供其他的資源,如參考文件、人脈窗口(如果你有的話)。


3.情緒價值

「哇,原來你會這個,好厲害。這塊我一直很弱,有時間一定要跟你多請教...」,先滿足他人的虛榮心,人家對你的觀感自然提升。

「如果是我,大概就很慌了...」當同事分享生活經歷、體驗時,說出你的情緒,讓人覺得你是個很有「共感」的人。

如果很少參與同仁之間的閒聊,至少記得保持微笑,別讓繁重的任務壓彎你的嘴角。將心比心,你希望你的同事是冷冰冰的工作機器,還是一個散發溫暖善意的小太陽?




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